O relatório de não conformidade é o documento usado para registrar um desvio em relação a um requisito, padrão, procedimento ou obrigação legal, descrevendo o fato, as evidências, os impactos e as ações necessárias. Na prática, ele organiza a tratativa, dá rastreabilidade ao problema e ajuda a evitar recorrências em qualidade, meio ambiente e segurança do trabalho.
Registro claro facilita análise e ação
O que é relatório de não conformidade e para que ele serve?
O relatório de não conformidade, também chamado de RNC, é um registro formal de um desvio identificado em produto, processo, documento, requisito legal ou rotina operacional. Ele serve para documentar o que aconteceu, onde ocorreu, qual requisito foi descumprido, quais evidências sustentam o achado e quais providências precisam ser tomadas.
Na prática, o RNC funciona como uma ponte entre a constatação do problema e a sua tratativa. Sem esse registro, a empresa tende a depender de memória, trocas informais de e-mail ou relatos verbais, o que fragiliza a investigação e dificulta demonstrar controle em auditorias. Um desvio simples, como uso de formulário desatualizado, pode parecer pequeno isoladamente, mas se repetido em 5 setores diferentes revela uma falha de controle documental.
O documento costuma ser usado em sistemas de gestão da qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional e conformidade legal. Em empresas com processos maduros, ele também apoia indicadores como quantidade de desvios por área, tempo médio de fechamento e reincidência por tipo de falha. Esses números ajudam a separar o problema pontual do problema estrutural.
Um bom RNC não é apenas “um papel para auditor ver”. Ele serve para:
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Dar rastreabilidade: registra data, local, responsável, evidência e histórico da tratativa, permitindo acompanhar o caso do início ao fechamento.
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Proteger a análise: ao descrever fatos objetivos, reduz interpretações vagas e facilita identificar causa, impacto e prioridade.
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Apoiar decisão: mostra se a situação exige contenção imediata, correção simples ou ação corretiva mais robusta.
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Demonstrar controle: em auditorias e fiscalizações, evidencia que a organização detecta desvios e age sobre eles.
Quando abrir um relatório de não conformidade?
O relatório deve ser aberto quando houver evidência de descumprimento de um requisito definido, seja ele interno ou externo. Isso inclui falhas de processo, requisitos legais não atendidos, achados de auditoria, desvios de segurança do trabalho, problemas ambientais e não conformidades de qualidade que precisem de registro, tratamento e acompanhamento.
O gatilho mais comum é a diferença entre o que deveria acontecer e o que foi observado. Se um procedimento exige calibração anual e o equipamento está com certificado vencido há 3 meses, há um desvio claro. O mesmo raciocínio vale para treinamento obrigatório não realizado, descarte inadequado de resíduo, ausência de FDS acessível ao trabalhador ou inspeção periódica não executada.
Também faz sentido abrir RNC quando a falha gera risco de repetição ou impacto relevante. Um erro isolado e imediatamente corrigido pode ser tratado como ocorrência simples em algumas empresas. Já a repetição do mesmo problema em diferentes turnos ou unidades aponta desvio sistêmico. Um exemplo prático: um lote rejeitado por especificação fora do padrão é uma ocorrência; três lotes semelhantes em 30 dias sugerem falha de método, treinamento ou controle de processo.
Situações frequentes de abertura incluem:
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Achado de auditoria: quando auditor interno ou externo identifica falta de evidência, descumprimento de procedimento ou prática incompatível com a norma.
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Não atendimento legal: quando uma obrigação aplicável não foi cumprida no prazo, na forma exigida ou com documentação válida.
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Desvio operacional: quando processo, equipamento, matéria-prima ou instrução foi executado fora do padrão aprovado.
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Falha em SST e meio ambiente: quando há ausência de EPI, sinalização inadequada, treinamento vencido, destinação incorreta de resíduos ou controle preventivo ineficaz.
Na dúvida, um critério simples ajuda: se a situação precisa de análise, responsável, prazo e verificação posterior, abrir o relatório costuma ser a melhor escolha.
Como fazer um relatório de não conformidade?
Para fazer um relatório de não conformidade, comece pelo fato observado, descreva o requisito não atendido, anexe evidências objetivas e formalize quem tratará o caso, em qual prazo e com qual tipo de ação. A lógica é simples: observar, registrar, classificar, encaminhar e acompanhar até verificar se o desvio foi realmente resolvido.
O erro mais comum é começar pela opinião em vez de começar pelo fato. “O setor está desorganizado” não é um bom registro. “Foram encontrados 12 produtos sem identificação de lote na área de expedição, contrariando o procedimento X revisão 04” é um relato útil. Ele delimita local, quantidade, evidência e requisito. Essa objetividade faz diferença na hora de investigar causa e definir prioridade.
Uma sequência prática de elaboração pode ser estruturada em 6 passos:
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Identifique o desvio: registre data, área, processo e contexto exato em que a não conformidade foi observada.
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Descreva o requisito: cite procedimento, norma, contrato, especificação técnica ou obrigação legal relacionada ao caso.
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Anexe evidências: use fotos, registros, listas de verificação, certificados, ordens de serviço ou amostras documentais.
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Classifique o impacto: indique se afeta qualidade, prazo, segurança, meio ambiente, custo ou conformidade regulatória.
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Defina ação imediata: informe contenção ou correção emergencial, como segregação de material, bloqueio de uso ou reexecução.
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Formalize o fluxo: atribua responsável, prazo de resposta e forma de verificação de eficácia.
Em operações com muitos documentos, integrar o RNC a uma rotina padronizada reduz perda de informação. Se você quiser aprofundar a etapa de formalização, vale ver este conteúdo sobre como fazer o registro de não conformidade. Quando a empresa mantém documentos internos, atas e históricos organizados por área, esse processo tende a ficar mais rastreável do que em planilhas soltas ou e-mails dispersos.
O registro deve começar pelo fato observado
Como preencher um relatório de não conformidade sem erros?
Preencher um relatório de não conformidade sem erros exige clareza factual, vínculo com o requisito aplicável e campos completos de responsabilidade e prazo. O documento precisa responder, no mínimo, o que aconteceu, onde, quando, contra qual critério, com quais evidências e quem ficará encarregado da tratativa e do acompanhamento.
Na maior parte das empresas, o formulário de RNC traz campos relativamente estáveis. O conteúdo pode mudar conforme o sistema, mas a espinha dorsal costuma ser a mesma. O problema surge quando o preenchimento fica subjetivo ou incompleto. Escrever “falta treinamento” sem dizer qual treinamento, para quantas pessoas e desde quando, por exemplo, enfraquece toda a investigação.
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Campo |
O que registrar |
Erro frequente |
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Descrição do desvio |
Fato observado, quantidade, local e contexto |
Usar opinião vaga ou adjetivos genéricos |
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Requisito aplicável |
Norma, procedimento, especificação ou obrigação legal |
Não citar a referência exata |
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Evidências |
Fotos, registros, listas, certificados, entrevistas ou medições |
Afirmar sem anexar prova |
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Responsável |
Área ou pessoa encarregada da resposta e execução |
Deixar o campo aberto ou indefinido |
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Prazo |
Data objetiva para contenção e conclusão |
Informar “urgente” sem marco temporal |
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Acompanhamento |
Status, verificação e fechamento |
Encerrar sem checar eficácia |
Um bom teste é ler o RNC como se outra pessoa, de outro setor, precisasse entender o caso em 2 minutos. Se ela não conseguir reconstruir o ocorrido, o texto precisa melhorar. Em sistemas mais maduros, campos adicionais como classificação de severidade, área impactada, custo estimado e vínculo com outros registros relacionados podem facilitar a análise gerencial sem poluir a descrição principal.
Outro cuidado importante é separar correção de causa. “Trocar o documento vencido” corrige o efeito imediato; “revisar a sistemática de controle documental” trata a origem. Misturar essas camadas no preenchimento é uma das falhas que mais atrasam o fechamento.
Como responder relatório de não conformidade e definir ações eficazes?
Responder um relatório de não conformidade de forma eficaz significa ir além da justificativa. A resposta precisa mostrar contenção, análise de causa, ação corretiva, responsável, prazo e critério de verificação. Em outras palavras, não basta dizer o que será feito: é preciso demonstrar por que o problema ocorreu e como a recorrência será reduzida.
Uma resposta fraca costuma ter frases como “colaborador orientado” ou “setor ciente”. Isso pode até fazer parte da ação, mas raramente resolve a origem da falha. Se um treinamento obrigatório venceu porque não havia alerta de prazo, orientar o time não elimina a brecha do sistema. A ação eficaz seria, por exemplo, implantar aviso automático com antecedência de 30 dias e definir responsável pelo controle.
Na prática, a resposta pode ser organizada em cinco blocos:
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Contenção: medida imediata para interromper o risco, como bloquear equipamento, segregar lote, suspender atividade ou retirar documento obsoleto de uso.
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Análise de causa: investigação da origem do desvio, usando método compatível com a complexidade do caso, como 5 porquês ou diagrama de causa.
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Ação corretiva: medida voltada a eliminar ou reduzir a causa identificada, com escopo, executor e data definidos.
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Prazo realista: cronograma dividido, quando necessário, em ação imediata de 24 a 72 horas e ação estrutural de 7 a 30 dias.
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Verificação de eficácia: checagem posterior para confirmar que a falha não voltou a ocorrer em novo ciclo, auditoria ou inspeção.
Exemplo objetivo: auditoria encontra 8 fichas sem assinatura obrigatória. A contenção é revisar e completar as fichas em até 48 horas. A causa apurada mostra que o formulário mudou e o time não foi treinado. A ação corretiva passa a incluir reciclagem, revisão da instrução e bloqueio da versão antiga no documento. A eficácia é verificada após 30 dias, com amostragem de novos registros.
Como o relatório de não conformidade se aplica à ISO 9001, auditorias e requisitos legais?
O relatório de não conformidade é amplamente usado para registrar desvios em auditorias internas e externas, inclusive em sistemas baseados na ISO 9001. Ele conecta o achado à evidência objetiva, ao requisito aplicável e à ação corretiva, permitindo demonstrar que a organização não apenas identifica falhas, mas trata causas e acompanha a efetividade das soluções.
Em auditoria, o RNC tem um papel prático: transformar observações dispersas em registros rastreáveis. Se o auditor encontra documentos sem revisão vigente, indicadores sem atualização ou execução diferente do procedimento aprovado, o relatório organiza o achado e evita que ele fique restrito a comentários informais em reunião de encerramento.
No contexto da ISO 9001, essa lógica se encaixa diretamente na disciplina de tratamento de não conformidades e melhoria. Para aprofundar esse ponto, veja o conteúdo sobre não conformidade na ISO 9001. Já em conformidade legal, o RNC ajuda a evidenciar desvios como licença vencida, laudo periódico em atraso, treinamento normativo não realizado ou obrigação acessória sem comprovação.
O uso fica ainda mais forte quando integrado a uma ferramenta de monitoramento de requisitos legais. Nesse cenário, a empresa consegue relacionar cada desvio ao requisito aplicável, ao status da obrigação e ao responsável interno. Fontes como a ISO e a Secretaria de Inspeção do Trabalho reforçam a importância de controles documentais e operacionais consistentes para demonstrar conformidade.
Em termos práticos, o RNC serve para três frentes complementares:
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Auditoria: registra achado, evidência e plano de ação de forma verificável.
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Norma: demonstra resposta estruturada a desvios do sistema de gestão.
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Legalidade: cria histórico para tratar pendências regulatórias antes que se convertam em passivos maiores.
Em auditorias, o RNC dá rastreabilidade ao achado
Relatório de não conformidade em segurança do trabalho: o que muda?
No contexto de segurança do trabalho, o relatório de não conformidade mantém a mesma lógica de registro e tratativa, mas ganha urgência e foco em risco ocupacional. O desvio não é analisado apenas pela falha documental ou processual: ele também é avaliado pelo potencial de causar acidente, exposição nociva, adoecimento ou agravamento de condições inseguras.
Isso altera a priorização. Uma lista de presença incompleta de treinamento é importante, mas a ausência de bloqueio em máquina energizada ou o uso incorreto de EPI tende a exigir contenção imediata. Em segurança, muitos desvios pedem ação no mesmo turno ou em até 24 horas, especialmente quando envolvem risco alto, trabalho em altura, espaço confinado, eletricidade ou produtos químicos.
Na área de segurança do trabalho, o relatório de não conformidades costuma estar relacionado a inspeções, investigação de incidentes, permissões de trabalho e programas preventivos. Embora o PPRA tenha sido substituído em muitas rotinas pelo PGR, o termo ainda pode aparecer em documentos antigos e em buscas feitas por usuários. O importante é que o registro indique o requisito efetivamente aplicável no momento da ocorrência. Em empresas com controle documental mais estruturado, também pode ser útil relacionar fichas de segurança e treinamentos vinculados ao desvio identificado.
Exemplos típicos de RNC em SST incluem:
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EPI inadequado ou ausente: quando o trabalhador executa atividade sem proteção exigida, com CA vencido ou sem treinamento de uso.
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Procedimento descumprido: quando a tarefa foi realizada fora da instrução segura, sem isolamento, sem bloqueio ou sem autorização necessária.
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Documento preventivo inconsistente: quando inspeções, APRs, permissões ou registros de capacitação estão vencidos, incompletos ou não refletem a prática real.
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Risco químico mal controlado: quando FDS não está acessível, produto não está identificado ou armazenamento contraria a orientação de segurança.
Nesse tipo de desvio, costuma ser útil combinar RNC com investigação de incidente e plano preventivo. A Fundacentro reúne materiais técnicos que reforçam a importância de controle de riscos, capacitação e prevenção como base da gestão em SST.
Em SST, prioridade é controlar o risco rapidamente
Perguntas frequentes
O que é relatório de não conformidade?
É o documento usado para registrar um desvio em relação a um requisito interno, norma, procedimento, contrato ou obrigação legal. Ele descreve o fato, reúne evidências, define responsáveis e orienta as ações para correção e prevenção de recorrência.
O que é o relatório de não conformidade RNC?
RNC é a sigla mais comum para relatório de não conformidade. Na rotina empresarial, os dois termos costumam ser usados como sinônimos para identificar o registro formal de um problema que precisa ser analisado, tratado e acompanhado até o fechamento.
Como fazer relatório de não conformidade?
Comece pelo fato observado, cite o requisito descumprido, anexe evidências e registre responsável, ação imediata e prazo. Em muitos casos, a contenção inicial é definida em 24 a 72 horas, enquanto a ação corretiva pode ser concluída entre 7 e 30 dias.
Como preencher relatório de não conformidade?
Preencha com descrição objetiva, local, data, evidências, requisito aplicável, área responsável e prazo de resposta. Evite termos vagos como “erro no processo” e prefira dados concretos, como quantidade, documento envolvido, versão, equipamento, turno ou etapa operacional afetada.
Como responder relatório de não conformidade?
Responda com contenção, análise de causa, ação corretiva, responsável e verificação de eficácia. Uma boa prática é formalizar a resposta inicial em até 2 a 5 dias úteis e checar a eficácia entre 15 e 45 dias, conforme o tipo de desvio.
Relatório de não conformidade RNC serve só para auditoria?
Não. Embora seja muito usado em auditorias, o RNC também serve para controlar falhas do dia a dia, desvios legais, problemas de segurança, ocorrências ambientais e não conformidades de processo. Ele é útil sempre que a empresa precisa de rastreabilidade e tratativa estruturada.
Quem deve abrir um relatório de não conformidade?
Isso depende da regra interna, mas o mais comum é permitir abertura por auditores, líderes, qualidade, segurança, meio ambiente ou qualquer colaborador treinado para identificar desvios. A triagem e a atribuição formal de responsável normalmente ficam com a área gestora do sistema.
O relatório de não conformidades em segurança do trabalho é diferente?
Sim, porque além do registro do desvio ele considera gravidade do risco e urgência de contenção. Em casos com potencial de acidente, a ação imediata pode ocorrer no mesmo turno ou em até 24 horas, antes mesmo da análise completa da causa.
Se a sua empresa precisa estruturar melhor o uso do relatório de não conformidade, organizar evidências e integrar a tratativa à gestão documental e legal, o próximo passo é falar com um consultor da Legnet para analisar o fluxo atual e definir um processo mais consistente para a sua operação.
