O que você vai ver:
- O que é o GDOC: Definição e funcionalidades principais do sistema.
- Vantagens do GDOC: Benefícios de utilizar o GDOC no gerenciamento de documentos.
- Principais características do GDOC: Ferramentas e funcionalidades essenciais.
- Conformidade com normas internacionais: Como o GDOC atende a normas de certificação ISO e OHSAS.
- FAQ sobre o GDOC: Perguntas frequentes e respostas detalhadas.
O Que é o GDOC?
O GDOC é um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) que facilita o controle e a organização de documentos dentro de uma empresa, garantindo que todos os arquivos estejam centralizados, atualizados e em conformidade com as normas certificadoras. Através de um sistema robusto, o GDOC oferece controle de revisão e aprovação, notificando os responsáveis sobre as atualizações, além de proporcionar um ambiente de acesso restrito e seguro.
A Importância do GDOC para Empresas
Manter os documentos organizados e sempre atualizados é um desafio para muitas empresas, especialmente aquelas que precisam atender a requisitos de certificações como as normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001. O GDOC facilita o gerenciamento de grandes volumes de informações, eliminando erros e garantindo que as versões mais recentes dos documentos sejam acessadas e utilizadas.
Vantagens de Utilizar o GDOC no Gerenciamento de Documentos
O GDOC oferece uma série de benefícios que tornam o gerenciamento de documentos mais eficiente e seguro. Confira as principais vantagens:
- Centralização de documentos: Todos os arquivos ficam armazenados em um único diretório, facilitando o acesso e evitando confusões entre diferentes versões.
- Controle de revisões e aprovações: Notificações automáticas garantem que as revisões sejam feitas de maneira organizada, e as aprovações são gerenciadas diretamente no sistema.
- Segurança no acesso: O sistema possui níveis de permissão, garantindo que apenas os usuários autorizados possam acessar ou modificar determinados documentos.
- Conformidade com normas: Atende aos requisitos de normas internacionais como ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001, essenciais para empresas que buscam manter certificações.
Principais Funcionalidades do GDOC
O GDOC possui diversas ferramentas que tornam o gerenciamento de documentos mais ágil e preciso. A seguir, detalhamos as principais funcionalidades:
Lista Mestra
A Lista Mestra é o repositório principal onde todos os documentos cadastrados são organizados. Esta lista permite um controle centralizado dos arquivos, garantindo que os documentos estejam acessíveis de forma organizada e categorizada.
Controle de Acessos
O Controle de Acessos define diferentes níveis de permissão para os usuários do sistema, permitindo que apenas pessoas com determinadas autorizações, como gestores e aprovadores, possam modificar ou aprovar documentos.
Definição de Responsáveis
O sistema permite a definição de responsáveis por cada documento, categorizando-os por área e setor, o que facilita a identificação de quem está encarregado da revisão, aprovação ou exclusão de um documento.
Modelos de Documentos
O GDOC oferece a possibilidade de criação de modelos padronizados, incluindo cabeçalhos e rodapés customizados, garantindo que todos os documentos sigam um mesmo padrão de formatação.
PRCD (Pedido de Revisão, Criação ou Cancelamento de Documento)
A ferramenta PRCD permite que os usuários façam solicitações para revisar, criar ou cancelar documentos, garantindo que qualquer alteração seja devidamente registrada e aprovada antes de ser efetivada.
Relatórios dos Envolvidos
O GDOC permite a geração de relatórios detalhados sobre os usuários que têm permissão para acessar ou imprimir determinado documento, garantindo controle total sobre quem tem contato com os arquivos.
Plano de Ação
O Plano de Ação integrado ao GDOC facilita a criação e o acompanhamento de ações corretivas ou preventivas associadas a um documento, permitindo que a empresa esteja sempre pronta para agir em caso de não conformidades ou necessidades de melhoria.
Conformidade com Normas Internacionais de Certificação
O GDOC foi projetado para atender os requisitos de normas certificadoras internacionais, tornando-o ideal para empresas que buscam ou mantêm certificações de qualidade e gestão. Entre as normas atendidas estão:
- ISO 9001: Controle de documentos e registros, conforme os subitens 4.2.3 e 4.2.4.
- ISO 14001: Controle de documentos e registros relacionado ao meio ambiente, conforme os subitens 4.4.5 e 4.5.4.
- OHSAS 18001: Controle de documentos e registros para saúde e segurança ocupacional, também relacionado aos subitens 4.4.5 e 4.5.4.
Com essas funcionalidades, o GDOC ajuda as empresas a manterem seus sistemas de gestão em conformidade com os padrões internacionais, facilitando auditorias e mantendo uma organização clara e acessível de toda a documentação relevante.
FAQ: Perguntas Frequentes sobre o GDOC
O que é o GDOC?
O GDOC é um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) que centraliza e organiza todos os documentos de uma empresa, facilitando o controle de revisão, aprovação e acesso restrito, além de garantir conformidade com normas certificadoras.
Quais são as principais funcionalidades do GDOC?
O GDOC oferece ferramentas como controle de acessos, lista mestra, definição de responsáveis, modelos de documentos, PRCD (Pedido de Revisão e Criação ou Cancelamento de Documento) e relatórios dos envolvidos.
O GDOC é seguro?
Sim, o GDOC possui um sistema robusto de controle de acessos, permitindo que apenas usuários autorizados visualizem ou alterem documentos. Além disso, todo o conteúdo fica centralizado em um ambiente de acesso restrito e controlado.
O GDOC atende aos requisitos de normas internacionais?
Sim, o GDOC foi desenvolvido para atender normas como ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001, facilitando a organização e gestão de documentos necessários para manter essas certificações.
Como o GDOC notifica os responsáveis sobre revisões de documentos?
O sistema envia notificações automáticas para os responsáveis sempre que um documento necessita de revisão ou atualização, garantindo que as versões mais recentes estejam sempre disponíveis.
É possível criar modelos padronizados de documentos no GDOC?
Sim, o GDOC permite a criação de modelos de documentos com cabeçalhos e rodapés personalizados, garantindo uniformidade na formatação dos documentos.
Como o GDOC auxilia na gestão de ações corretivas e preventivas?
O GDOC possui uma funcionalidade chamada Plano de Ação, que permite o acompanhamento e gestão de ações corretivas ou preventivas associadas a um documento específico, ajudando a empresa a manter a conformidade.
Como posso acessar o GDOC?
O GDOC é acessível através de um ambiente controlado, com acesso restrito a usuários autorizados. O sistema garante que apenas pessoas com as devidas permissões possam visualizar ou modificar os documentos armazenados.
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